השפעת המחשוב על עבודת הארכיון

בשנים האחרונות חל שינוי בחשיבה הארכיונאית של עולם ה-IT והמיקוד עבר מאחסון – לגישה למאגרים. על מנת להתמודד עם האתגרים והשינויים הטכנולוגיים שעומדים בפני הארכיונאים, יש לתת בידיהם כלים להתמודדות עם הטכניקות חדשות, המושגים המקצועיים החדשים, האסטרטגיות החדשות ועם ההכרה בשינוי הארגוני של המוסדות להם הם נותנים שירות.

השינויים הטכנולוגיים וחדירת טכנולוגיות המידע והתקשורת לכל תחומי החיים, הביאו להצטברות כמויות עצומות של חומר ארכיוני, דבר שמחייב את הארכיון להתאים את עצמו לסביבה הדיגיטלית ולהתמודד עם בעיות אחסון, עיבוד ואחזור המידע.

ארכיון מוגדר כמקום של כינוס ושמירה מסודרת של מסמכים ישנים, וכן כלל המסמכים הללו או חלקים מהם, שקשורים ביניהם בקשר אורגאני. נוהגים להבדיל בין ארכיונים שוטפים (מגנזות) לארכיונים היסטוריים.

שתי מטרות עיקריות עומדות במרכז פעילותו של הארכיון: האחת – לשמור תיעוד של מסמכים שיש להם עניין לחקר העבר, העם, המדינה או החברה, או שהם קשורים לזכרם או לפעילותם של אנשי שם. השנייה – לשמור על הרשומות ההיסטוריות, המשפטיות והמנהלתיות של הארגונים בעבורם הוא פועלים.

כדי לעמוד במטרות אלו, פועל הארכיון במספר תחומים, ביניהם: איסוף, שימור, הערכה ומתן שירותי ייעוץ למשתמשים בארכיון. על הארכיונאים להבטיח את האוטנטיות, המהימנות והגישה ארוכת טווח לרשומות – הן למשתמש בהווה, הן למשתמש העתידי. השיטות המסורתיות כללו איסוף מסמכים, ייצוב המקור ותחזוקה והצגה של שרשרת של משמורות, בגישה המבוססת על הוכחות לניהול רשומות.

עקב הכמויות הגדולות של המידע הארכיוני שמפיקה החברה המודרנית, לא מסוגלים הארכיונים לשמור כל מסמך שמופק בסביבה בה הם פועלים. מדיניות האיסוף תלויה במקרים רבים בסוג הארכיון בו מדובר.  אם מדובר בארכיון של ארגון, מדובר בשיקולים חוקיים ומנהלתיים של הארגון אותו משרת הארכיון.  לפעמים נלקחים בחשבון גם שיקולים היסטוריים. אם מדובר במאגר של כתבי יד, מדיניות האיסוף מושפעת ממספר גורמים, בהם: המטרות והיעדים של המאגר, שיטות האיסוף, זהות תורמי החומרים, וכמו כן שיקולים פיננסיים ומשפטיים.

תהליכים מגנים ומייצבים

באופן מסורתי, תהליך הערכה התרכז בקביעת ערכן של רשומות לא פעילות. הארכיונאי ניצב בסוף התהליך, לאחר שרשומה סיימה את תפקידה והגוף היוצר החליט שאינו זקוק לה להמשך פעילות. הערכה הוא המונח שנותנים ארכיונאים לתהליך בו הם מחליטים מה לשמור בקרב החומרים שמגיעים אליהם. תהליך זה מתרחש, בדרך כלל, לאחר קבלת החומר לארכיון. לפי התיאוריה הארכיונאית, רשומות עוברות את שלבי מחזור החיים מיצירתן ועד הביעור/שמירה לצמיתות.

לאחר תהליך הערכה, בו בוחרים מה לשמור, תפקידו של הארכיונאי ליצור תנאי שימור. תהליך השימור מוגדר כפעולות הכלולות בשימור המסמכים מפני נזקים ובשיקום מסמכים שניזוקו. פעולות אלו כוללות הרחקת המשתמשים מחומר מקורי על ידי מתן העתקים מצולמים, בחירת החומר הפיזי אותו שומרים בארכיון, מתן חשיבות לחומרים שנקלטים בארכיון, קטלוג החומרים על מנת שהמשתמשים לא יתעסקו באלה שאינם נוגעים לצרכי המידע שלהם ותחזוקה של המקום הפיזי בו שמור החומר הארכיוני.

בסקר שערכו מישל קלונן ושלבי סנט מאוניברסיטת קליפורניה שבלוס אנג'לס בקרב מנהלי ארכיונים, הם בדקו באיזה אסטרטגיות הם משתמשים כדי לשמור על רשומות אלקטרוניות. במאמר הם מציינים שינוי בהגדרה הארכיונית למונח שימור, שמתאימה יותר לסביבה הדיגיטלית. השימור הדיגיטלי מוגדר כתהליכים ופעולות שמייצבים ומגנים על מסמכים אלקטרוניים, שנוצרו ממסמכים ישנים וכן מסמכים שנוצרו כדיגיטליים בצורה שניתנת לאחזור, לקריאה ולשימור לאורך זמן.

נוסף על האיסוף והשימור של חומרים ארכיוניים, יש לארכיון מטרה נוספת: להפוך את הארכיונים נגישים לשימוש. מכאן שעל כל ארכיון לזהות את קהל היעד שלו, לפתח שיטות באמצעותם יוכל להגיע לאותם לקוחות וכן לספק להם שירותי יעוץ.

בעבר, מרבית הלקוחות היו היסטוריונים שחקרו את העבר. היום קהל הלקוחות הפך מגוון יותר. לצד ההיסטוריונים גדל הקהל המתעניין בגנאלוגיה ובאפשרויות השימוש בארכיונים למטרות משפטיות, מנהלתיות ומחקריות.

בשל העובדה שהחומרים השמורים בארכיון אינם מסודרים לפי נושאים – נזקקים לקוחות הארכיון לעזרת הארכיונאי, כדי להגיע לחטיבות ולתיקים המתאימים שבהם נמצא החומר לו הם זקוקים. כדי שהלקוח יגיע לתיקים הרלוונטיים ולמידע אותו הוא מחפש – מתקיים תהליך יעץ, בו מסביר הלקוח לארכיונאי מהם צרכי המידע שלו ובעקבות זה מקבל את התיקים הרלוונטיים, ומהם הוא בוחר במסמכים שאותם הוא צריך.

המחשב האישי גרם למהפכה של ממש.  לכל פקיד וממונה מחשב משלו, ומכאן ההתרבות המהירה של קובצי טקסט, קובצי נתונים, קובצי קול ותמונות וכדומה. מיון' הערכה ושימור הקבצים – הפכו למשימות מסובכות הרבה יותר. שאלת המדיניות איך לנהוג – הועלתה בכל חומרתה. כיצד יטפל הארכיונאי בפעולות ובעסקאות שמתבצעות ללא נייר, כאשר במקביל כמות הרשומות הנוצרות והשימוש בהן התעצם ונהיה מסובך לאין ערוך.

הופעת הרשומות האלקטרוניות הציבה בפני עולם הארכיונאות אתגרים חדשים רבים. הארכיונאי שהיה רגיל לעסוק עד אז בחומר יציב ומוחשי – מצא את עצמו מתמודד עם משימה קשה בהרבה בבואו לטפל בחומר דיגיטאלי.

רגישות לשיני הזמן

השינוי החשוב ביותר שהתחולל בסביבת העבודה המסורתית של הארכיונאי, נעוץ במגמה הגוברת למעבר ממסמכי נייר למסמכים אלקטרוניים לסוגיהם. בנוסף לכך, מסמך הנייר איבד את בלעדיותו, כאשר מרבית המסמכים מתחילים את חייהם כמסמכים אלקטרוניים.

בניגוד למסמכי נייר, המסמך האלקטרוני איננו ישות פיסית מוגדרת, אלא קטעים של סיגנלים אלקטרוניים העשויים להיות מאוחסנים בכל מקום פנוי בדיסק באופן השקוף לגמרי למשתמש. וכך, ככל שמתפתחת חברת המידע – רשומות וארכיונים משנים מטבעם וממעמדם. מקצוע הארכיונאות חייב להגדיר את עצמו מחדש בעידן המידע בו המידע הוא אלמנט מרכזי. הארכיונים הופכים מצד אחד למוצר ומצד שני לשירות ציבורי שמאפשר גישה למאגרים.

ד"ר רנדל ג'ימרסון, מאוניברסיטת מערב וושינגטון, סקר במאמרו The Future of Archives and Manuscripts, את האתגרים שעומדים בפני הארכיונאי בעבודתו, בתקופה בה גוברת ההסתמכות על רשומות אלקטרוניות – ומסקנתו היא שיש צורך בפיתוח אסטרטגיות חדשות כדי להבטיח תיעוד מהימן של החברה וכדי להבטיח את השימור והגישה המתמשכת לרשומות שנולדו דיגיטליות.

אמנם המעבר למדיה הדיגיטלית הקל על הגישה למידע אולם חוקרים אחרים מציינים שקיים קושי בשמירת מסמכים אלקטרוניים, הואיל והם ארעיים, ניתנים למחיקה וקשים לשימור. נוסף על כך, המדיה הדיגיטאלית הנושאת אותם – רגישה הרבה יותר מנייר לשיני הזמן והאקלים.

קלונן וסנט נוקבים בכמה סיבות לארעיות של רשומות אלקטרוניות: התדרדרות במצב של אמצעי המדיה; התיישנות טכנולוגית; מחסור בסטנדרטים והנחיות; הכישלון של מנהלים רבים לתכנן שימור ותחזוקה של רשומות אלקטרוניות. יש לזכור גם שרשומות אלקטרוניות ששמורות במדיה מגנטית של דור קודם – אינן ניתנות לקריאה ולשליפה ללא שדרוגן לטכנולוגיה חדשה.

בעיה נוספת במסמכים האלקטרוניים היא הקלות שבה ניתן לבצע בהם מניפולציות שעלולות לפגוע באותנטיות של המסמכים. רשומות אלקטרוניות אינן שונות במהותן מרשומות על גבי נייר. את שתיהן יש צורך לשמר בצורה קבועה ולהפוך אותן לנגישות כמו כל חומר אחר. ההבדל נעוץ בעובדה שרשומות דיגיטאליות ניתנות להעתקה, למניפולציה ולהעברה בקלות מדהימה. ניתן גם לשנות אותן והן עשויות לאבד את אמינותן בלחיצת כפתור אחת. בעיה נוספת היא שבלחיצת כפתור רשומה יכולה להיעלם מבלי כל אפשרות לשחזר אותה.

תפקיד הארכיונאי משתנה

אחד מהפתרונות שהוצאו על מנת לשמר מסמכים קיימים – היה להפכם למסמכים אלקטרוניים. למהלך זה היו שתי מטרות. הראשונית – שימור החומר המקורי על ידי מניעת גישה ולעומתו מתן גישה לחומרים הסרוקים. השנייה – סריקת המסמכים תקל על הגישה לחומרים שמצויים בארכיון, בין השאר על ידי כך שיהיה אפשר לעשות חיפוש במסמך עצמו ולא רק בתיאור שלו.

תהליכי דיגיטציה שבהם מועבר חומר ארכיוני מפורמט אנלוגי לפורמט דיגיטאלי, מגדילים את הנגישות לפריטים הארכיוניים ובו-בזמן מסייעים בשימורם על-ידי צמצום המגע עם העותק הפיזי המקורי של כל פריט. קיומו של עותק דיגיטאלי מאפשר לאחסן את התצלומים המקוריים לאורך זמן בשיטות אחסון ושימור מומלצות, ולהימנע משינויים תכופים בתנאי האחסון, דבר שגורם נזק לתצלומים. שימור חומר ארכיוני והקפדה על הטיפול בו על-פי תקנים מומלצים, עשויים לחסוך הוצאות כספיות גבוהות על שיקום תצלומים שניזוקו.

תהליך השיפוט של ערכן המתמיד של תעודות, יהיה חייב גם הוא להשתנות, מאחר והמושג המסורתי והמצב הפיזי של התעודה איננו קיים עוד, כי ישנן מיליארדי רשומות להערכה, ומפני שהערכה כזאת חייבת לעיתים קרובות להיעשות בשלב תכנון מערכת המחשב, עוד בטרם נוצרה אפילו רשומה אחת. הערכה תתמקד על כן בפונקציות ועסקאות, יותר מאשר בתוכן הרשומות והשימוש הפוטנציאלי בהן.

לפי הגישות החדשות, תפקיד הארכיונאי חייב להשתנות. הוא צריך להיות מעורב כבר מתחילת תהליך יצירת הרשומות ואפילו בשלב הראשוני של תכנון ועיצוב המערכת הממוחשבת של הארגון. גישות אלה מתבססות על ניתוח פונקציונאלי של פעילות הארגון. משמעות העניין היא שבגישה הראשונית של הארכיונאי, הוא כבר חייב להתייחס להקשר שבו נוצרות הרשומות ולא לרשומות עצמן.

עיקר פעולותיו של הארכיונאי בארכיון נועדות למצוא דרכים שונות שיאפשרו לו לשלוט טוב יותר בחומר המצוי ברשותו. זאת הוא עושה באמצעות יצירת אמצעי עזר שונים להתמצאות, הכוללים רישומים מסוגים שונים, שכל ארכיון מפתח אותם בהתאם לצרכיו. השימוש בתוכנת מחשב מאפשר לארכיונאי לשלוט ברמה טובה יותר על החומר הטמון באוספים השונים שלו.

בנוסף לשימורן של הרשומות האלקטרוניות, פיתחו הארכיונאים טכניקות ממוחשבות כדי שיוכלו לנהל את הרשומות וכדי לאפשר גישה אליהן. בנוסף הם פיתחו תקנים שיאפשרו להם לעשות תיאור אחיד לרשומות, דבר שמקל על מציאתן של הרשומות על ידי משתמשי הארכיון. סריקת החומרים בארכיון והמרתם למדיה דיגיטאלית – מאפשרת ליצור ארכיון מקביל לארכיון הישן ומאפשרת גישה קלה ונוחה יותר לחומרים בארכיון.

מאגר המידע הדיגיטאלי עומד לרשות הציבור, באמצעות רשת האינטרנט. דבר זה הופך אותו נגיש לקהל רחב יותר ועוקף את מגבלות הזמן והמקום. הנגישות אל התיעוד למתעניין ולחוקר מכל מקום בעולם –  מאפשרת להרחיב ולהעצים את הפוטנציאל המחקרי הטמון ממילא במרכז המידע. רציונל הטקסט המלא, שאינו מוגבל לאוצר מונחים ייחודי, יהיה תקף גם לחוקרים מדיסציפלינות אחרות, שיוכלו לשאול את השאלות הרלוונטיות למגוון נושאי מחקר היסטוריים, אנתרופולוגיים, לשוניים, חברתיים, גיאוגרפיים ודמוגראפיים.

לסיכום, הכנסת המחשב לארגון מחייבת שנוי דפוסי מחשבה ודפוסי עבודה, קביעת נהלים ברורים חדשים ופעולה לפיהם. במאמרים שעוסקים בעבודת הארכיון – בולטת המגמה שבעקבות הכנסת המחשב, הארכיונים ינטשו את תפקידם המסורתי ויהפכו לצומת תיווך, שמנתב גישה למערכות מידע המצויות במקומות אחרים – ולא יועברו למקום אחסון מרכזי. נראה שבשנים האחרונות יש שינוי בחשיבה הארכיונאית והעברת המיקוד מאחסון – לגישה למאגרים. הדגש בעבודה הארכיונאית מושם לא רק על שימור ואחסון אלא על אמצעי גישה למאגרים בצורה נוחה למשתמשי הארכיון.

על מנת להתמודד עם כל האתגרים והשינויים הטכנולוגיים שעומדים בפני הארכיונאים, יש לתת בידיהם כלים שיאפשרו להם להתמודד עם טכניקות חדשות, מושגים מקצועיים חדשים, אסטרטגיות חדשות והבנה בשינוי הארגוני של המוסדות להם הם נותנים שירות. למעשה זהו תהליך למידה לאורך כל החיים.

מודעות פרסומת

One thought on “השפעת המחשוב על עבודת הארכיון

  1. rcev אוגוסט 6, 2012 / 11:43 pm

    מאמר מתומצת ומקצועי.ישר כוח לכותב

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s